Task FSRM | Quota Management, File Screening & Management Task

Haloo folks balik lagi di blog ini, Sorry nih udh lama ga upload kemaren karena sempat ada masalah sedikit hehe. Oke di kesempatan ini kita akan membahas Tasks dan scenario dari penerapan FSRM, Untuk yang belum tau apa itu FSRM kalian bisa baca dulu disini di postingan sebelumnya kita sudah membahas Konfigurasi Dasar dari FSRM tersebut. Dan kali ini kita akan fokus pada contoh Scenario yang akan kita kerjakan, Oke langsung saja :

Scenario 1

 Anda baru saja dipekerjakan sebagai Administrator di perusahaan corporate. Anda mencari file server dan menemukan bahwa beberapa pengguna telah menggunakan file server sebagai tempat penyimpanan pribadi file audio dan video yang telah di download menggunakan jaringan perusahaan. Bagaimana seharusnya anda menghentikan pengguna menyimpan file ini?

Oke untuk scenario ini saya rasa kita akan menyelesaikan nya dengan menggunakan File Screening, Koreksi jika saya salah hehe, Oke langsung saja Let's config.

• Karena kita diminta untuk membatasi file server sebagai tempat penyimpanan pribadi dengan file audio dan video, Kita  bisa lihat disini, Secara  default di File Groups sudah menyediakan File Groups Audio dan Video, Jadi disini saya menggunakan default nya saja yang sudah disediakan, Sebenernya kita bisa membuat File Groups kita sendiri seperti yang sudah kita bahas di Postingan sebelumnya.

• Dan untuk template nya kita juga menggunakan by default nya juga yang sudah disediakan hehe.

• Selanjutnya masuk ke File Screens>Create File Screen. Disini kita akan Menambahkan File Screen tersebut

• Kemudian Arahkan path nya pada File yang akan kalian batasi, Dan Arahakan juga template nya ke Block Audio yang sudah disediakan by default nya.

• Bisa kita lihat disini File Screens tersebut sudah berhasil kita tambahkan.

    Verifikasi

• Untuk Verifikasi disini saya memiliki File dengan Ekstensi MP3/Audio dan juga File MP4/Video, Oke kedua file tersebut coba kita pindahkan ke file yang telah kita atur tadi.

• Bisa kita lihat dibawah Kedua File tersebut tidak mendapat Access untuk berada di File tersebut/access ditolak.

Scenario 2

Anda memiliki file server yang digunakan untuk menyimpan file yang digunakan oleh berbagai proyek di seluruh proyek anda. Setelah beberapa saat, Anda menyadari bahwa anda cepat kehabisan ruang disk. Ketika anda melihat penggunaan hardisk, Anda melihat bahwa alasan sistem mengisi adalah proyek yang lebih tua tidak pernah dihapus atau diarsipkan solusi apa yang akan anda usulkan untuk menagani hal ini? 

Oke selanjutnya kita masuk ke Task-2

• Yang pertama agar kita tau dan tidak cepat kehabisan dalam ruang disk kita, Disini saya akan membuat Quota Management terlebih dahulu, Masuk Quota Management>Quota Templates>Create Quota Templates. Disini kita akan membuat Quota Templates nya terlebih dahulu.

• Buat Template name kalian dan masukan deskripsi hanya sebagai opsional, Kemudian atur Space Limit yang kalian butuhkan, Seperti disini saya hanya membuat Template dengan Space limit sebesar 100Mb, Dan untuk Type Quota nya saya menggunakan Soft quota agar tidak melimit dan hanya mengirim Notifikasi ketika Penggunaan sudah mencapai aturan yang kita buat, Soft quota cocok sebagai Monitoring saja. Selanjutnya kita tambahkan Notifikasi nya klik Add dibawah.

• Untuk Notifikasi saya menggunakan E-mail dan akan mengirim notifikasi ketika penggunaan mencapai 85%. Sebenarnya untuk menggunakan Notifikasi E-mail Message ini harus memiliki Mail-Server terlebih dahulu , Dan disini kita belum memiliki Mail-Server tersebut jadi pasti tidak akan dapat notifikasi nya, Tapi sebagai contoh kita gunakan notifikasi tersebut hehe.

• Akan muncul notifikasi seperti berikut jika kita belum memiliki Mail-Server nya, Klik saja Yes.

• Oke untuk opsi kedua saya menggunakan Event Log Sebagai Notifikasi nya ketika Penggunaan sudah mencapai 85%. Setelah selesai klik OK.

• Oke setelah kita membuat batas notifikasi nya seperti berikut kalian bisa klik OK.

• Oke sampai sini Quota Templates kita siap digunakan untuk file-file yang akan kita awasi.

• Selanjutnya masuk ke Quotas>Create Quota. Disini kita akan meletakan Template Quotas yang telah kita buat tadi.

• Arahkan Path nya ke File server, Dan saya disini menggunakan Opsi otomatis menyetujui dan membuat Quota baik dengan folder yang sudah ada ataupun sub folders yang baru. Kemudian arahkan Quota Template ke Templates yang sudah kita buat tadi. Selanjutnya klik Create.

• Oke sampai sini kita sudah meletakan Quoata Templates kita pada File Server.

• Selanjutnya kita akan membuat File Management Task klik Create File Management Task.

• Buat Task Name nya kemudian buat Deskripsi nya (Optional).

• Kemudian pada tab Scope klik Add dan masukan Path yang akan kalian gunakan.

• Setelah memilih Folder kalian b=maka akan muncul tampilan seperti berikut.

• Selanjutnya pada Tab action, Disini saya menggunakan Action dengan Type File Expiration, Jadi saya memasukan kembali File yang nantinya akan Expired tidak langsung dibuang, Melainkan dipindahkan terlebih dahulu ke Path yang saya arahkan.

• Kemudian pada tab Notification, Klik Add untuk menambahkan Notification tersebut.

• Untuk Notifikasi nya disini saya menggunakan Event Log, Ceklis pada send warning to event log dan notifikasi tersebut akan dikirim 10 hari sebelum hari yang tekah ditetapkan. 

• Setelah selesai akan muncul tampilan seperti berikut.

• Kemudian pada tab Report, Disini saya menggunakan DHTML dan HTML sebagai Report Format nya.

• Pada tab condition ini kita bisa mengatur kapan file-file yang ada di folder expired, Disini saya mengatur agar File yang terakhir di akses 365 hari atau 1 tahun yang lalu agar menjadi expired.

• Terakhir pada tab Schedule kalian akan menjadwalkan kapan Folder tersebut di cek oleh system, Disini saya mengatur  Agar dijalankan pada pukul 18:00 setiap bulan dengan tanggal 10 dan di limit 3 jam. Untuk penjadwalan ini karena tidak terlalu di spesifikasikan di Task kita bisa bebas ya sesuai kebutuhan hehe.

• Setelah selesai maka ada Rule baru di File Management Task kita.

Scenario 3

Anda mendapat tugas dari salah satu perusahaan terbesar di indonesia. Tugas anda menangani data-data karyawan mulai bekerja  tahun  2015-2017. Data dibawah tahun 2015 secara otomatis akan dihapus oleh system setiap hari minggu jam 24:00 wib. Kemudian buat cadangan file-file tersebut pertahun dan dilaporkan dalam bentuk CSV.

• Pada kasus disini kita akan menggunakan File Management Task lagi. Klik File Management Task>Create File Management Task.

• Seperti sebelumnya, Buat Task name dan juga Deskripsi nya (Opsional).

• Pada tab Scope klik add untuk menambahkan Path yang akan kita letakan.

• Kemudian pada tab Action kita akan membuat cadangan file tersebut. Kalian bisa klik Browse untuk meletakan Direktori yang akan dijadikan file backup nya.

• Selanjutnya pada tab Notification klik Add untuk menambahkan notifikasi nya.

• Disini saya menggunakan E-mail sebagai notifikasi dengan aktif dijalankan sebelum 10 hari.

• Dan juga saya menggunakan notifikasi dengan Event Log dan active sebelum 10 hari. 

• Setelah ditambahkan Rule notifikasi akan muncul seperti berikut.

• Pada tab Report kita diminta untuk mengirim Report nya dalam bentuk CSV maka centang pada CSV.

• Selanjutnya pada tab Condition dijelaskan bahwa data dibawah tahun 2015 akan dihapus dan di backup. Karena pada saat tulisan ini dibuat pada tahun 2020 maka data tersebut sudah berumur 5 tahun dan pada hitungan hari adalah 1825 (5*365). 

• Terakhir pada tab Schedule dijelaskan bahwa pengecekan akan dilakukan ketika hari Minggu pada pukul 24:00 Wib. Kemudian klik OK.

• Nahh Rule tersebut pada File Management Task sudah di buat, Dapat kita lihat disini.

Terakhir saya mohon maaf jika ada kesalahan ataupun kekurangan,

Stay clean and anonmy.